Jawaban UAT SIM Take Home

1.   Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi ? Jelaskan !

A.    Pengembangan Software
Sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak mengacu pada kerangka yang digunakan untuk struktur, merencanakan, dan mengontrol proses pengembangan sistem informasi. Setiap metodologi yang tersedia sangat cocok untuk jenis proyek tertentu berdasarkan data teknis, proyek organisasi, dan pertimbangan tim.
Pendekatan pengembangan software yang dapat digunakan :

A.1.    PROTOTYPING
Prototyping paradigma dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. Pengembang dan pelanggan bertemu dan mendefinisikan obyektif keseluruhan dari software, mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar, dimana definisi lebih jauh merupakan keharusan, kemudian dilakukan “perancangan kilat”. Perancangan kilat berfokus pada penyajian dari aspek – aspek software tersebut yang akan nampak bagi pelanggan atau pemakai (contohnya pendekatan input dan format output). Perancangan kilat membawa kepada konstruksi sebuah prototipe. Prototipe tersebut dievaluasi oleh pelanggan/pemakai dan dipakai untuk menyaring kebutuhan pengembangan software.

A.2.    SPIRAL
Spiral model adalah model proses software yang evolusioner yang merangkai sifat iteratif dari prototipe dengan cara kontrol dan aspek sistematis.
Model spiral dibagi menjadi sejumlah aktifitas kerangka kerja (wilayah tugas), yaitu :
1.    Komunikasi pelanggan
Tugas untuk membangun komunikasi yang efektif diantara pengembangan dan pelanggan.
2.    Perencanaan
Tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yang berhubungan.
2.    Analisis Risiko
Tugas  untuk menaksir risiko, baik manajemen maupun teknis.
3.    Perekayasaan
Tugas untuk membangun satu/lebih representasi dari aplikasi tsb.
4.    Konstruksi dan peluncuran
Tugas–trugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang, dan memberikan pelayanan kepada pemakai (pelatihan dan dokumentasi).
5.    Evaluasi pelanggan
Tugas untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan dengan didasarkan pada evaluasi representasi software, yang dibuat selama masa perekayasaan, dan diimplementasikan selama masa pemasangan.

A.3.    WATER FALLS
Proses pembangunan berurutan, dimana pembangunan dilihat sebagai terus mengalir ke bawah (seperti air terjun), melalui tahap analisis kebutuhan, desain, penerapan, pengujian (validasi), integrasi, dan pemeliharaan.
Prinsip dasar model air terjun adalah :
a)    Proyek dibagi menjadi fase yang berurutan, dengan beberapa tumpang tindih dan splashback diterima antara fase.
b)    Penekanan adalah pada perencanaan, jadwal waktu, tanggal target, anggaran, dan pelaksanaan seluruh sistem pada satu waktu.
c)    Kontrol ketat dijaga selama umur proyek melalui penggunaan dokumentasi tertulis yang luas, serta melalui review dan persetujuan formal oleh pengguna dan manajemen teknologi informasi yang terjadi pada akhir fase sebelum memulai tahap berikutnya.

B.    Pengembangan Sistem Informasi/Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem didefinisikan sebagai aktivitas untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer untuk menyelesaikan persoalan organisasi, atau memanfaatkan kesempatan yang timbul.
Metodologi pengembangan sistem dipromosikan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian proses pengembangan perangkat lunak, penataan, dan penyederhanaan proses, dan standarisasi proses pengembangan dan produk, dengan menentukan kegiatan yang harus dilakukan dan teknik yang digunakan.

2.    Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi ! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan !

Fenomena ini terjadi karena :
1)    Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru diimplementasikan akan terjadi pengurangan pegawai.
2)    Adanya perilaku yang  cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi perusahaan, khususnya sistem informasi baru yang memerlukan peningkatan pengetahuan dan keterampilan.
3)    Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara komprehensif dan terintegrasi.
4)    Sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan user, karena proses investigasi, analisa desain sistem yang dikembangkan kurang tajam.

Cara melakukan pengalihan/konversi dari sistem lama ke sistem baru agar kesalahan  tidak terjadi, yaitu :
a.    Conversion method harus ditetapkan sedemikan rupa, sehingga tidak menyulitkan bagi user di lapangan.
b.    User trainning diberikan secara lengkap, terpadu, mudah dipahami oleh user.
c.    Sistem yang dikembangkan harus  sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user.
d.    Komputerisasi perlu dibarengi dengan “business re-engineering process”.

Beberapa permasalahan yang timbul saat pengalihan/konversi dari sistem lama ke sistem baru, antara lain :
A.    Data
1)    Tidak membuat tools untuk konversi data, sehingga hampir seluruhnya dilaksanakan dengan cara manual, proses menjadi lama, sehingga oleh user proses konversi ditolak (mengganggu operasi sehari-hari, biasanya ada batas  waktu sistem boleh down).
2)    Tidak melaksanakan analisa antara data yang lama dan data yang baru (data maping).
3)    Tidak melaksanakan pembersihan data lama (data clean-up) dari data-data yang masih salah, tidak konsisten, tidak perlu ada, dll.

B.    Infrastruktur  sistem informasi
1)    Tidak memeriksa kompatibilitas sistem yang terpasang.
2)    Tidak memperhatikan kebutuhan cabling system yang baru.
3)    Tidak melihat adanya kebutuhan baru, baik hardware maupun software didalam sistem baru.
4)    Tidak memperhatikan kebutuhan sistem sumber daya listrik.

C.    Prosedur
1)    Kurang teliti didalam mempelajari prosedur baru, sehingga sulit dilaksanakan di lapangan.
2)    Ada prosedur baku yang tidak dapat dihilangkan (tidak di-support oleh sistem baru).
3)    Tidak memperhatikan adanya sistem baru menyebabkan terjadinya perubahan prosedur yang memerlukan adanya pos jabatan baru.

D.    Features
1)    Kadang-kadang belum tentu semua fasilitas di sistem baru akan lebih baik dari sistem lama.
2)    Terlalu banyaknya perbedaan fasilitas yang diberikan oleh sistem maupun aplikasi baru dibandingkan sistem dan aplikasi lama.
3)    Tidak mampunya para pengembang sistem baru untuk membatasi ekspektasi dari user, sehingga permintaan yang timbul tidak dapat diakomodasi.

E.    People
1)    Terlalu banyaknya kebiasaan yang sudah terlanjur lama dilaksanakan.
2)    Tidak melaksanakan training dengan baik bagi para user.
3)    Tidak memeriksa adanya kebutuhan SDM dengan kualifikasi tertentu akibat adanya sistem yang baru.
4)    Kurang didalam mensosialisasikan sistem baru, sehingga user enggan didalam menggunakan sistem baru.
5)    Kurangnya komitmen dari manajemen.

3.    Jelaskan urgensi maintain ability dari suatu software ?
Maintain ability / pemeliharaan meliputi kegiatan monitoring, evaluasi, dan modifikasi sistem, untuk membuat perbaikan yang diperlukan.
Tahap ini merupakan peninjauan pasca implementasi agar sistem yang dikembangkan sesuai dengan spesifikasi sistem yang ingin dibangun.  Kesalahan dalam pengembangan atau penggunaan sistem dapat dikoreksi dalam tahap ini. Pemeliharaan juga meliputi perbaikan jika ada perubahan lingkungan eksternal.

4.    Apa yang saudara ketahui tentang ERP (Enterprise Resource Planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasiskan ERP. Jelaskan!

ERP adalah suatu paket software yang dapat memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, dari sudut pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi tersebut.

ERP bisa digambarkan sebagai alat bagi manajemen untuk menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources, sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif.
Dalam implementasinya, ERP membutuhkan orang-orang yang bisa menterjemahkan bahasa-bahasa bisnis menjadi bahasa teknikal. Karena umumnya yang terlibat adalah orang internal perusahaan yang belum pernah melakukan hal yang sama sebelumnya, maka diperlukan konsultan. Dengan adanya konsultan plus project manager yang bekerja sama dengan orang internal perusahaan, maka ruang lingkup yang sudah disetujui bersama dapat dilaksanakan dengan menggunakan metodologi yang tepat, sehingga tujuan proyek dapat tercapai.
Konsultan merupakan orang yang juga mengetahui teknikal sampai detil. Disitu pun ada pembagian tugasnya, ada konsultan yang fokus pada fungsional, ada yang fokus pada teknikal. Pada proyek ini, software hanyalah salah satu komponen di dalam proyek. Hal lainnya yang justru paling penting adalah manusianya : user, manajernya sampai top manajemennya. Komunikasi antara semua level harus terjalin dengan benar dan baik, termasuk prosedur eskalasinya, jika ada masalah.

Secara sederhana, setelah proyek dimulai, ada beberapa lapisan penting yang perlu ditangani dan ditindaklanjuti antara lain :
1.    Struktur organisasi
Menggambarkan bentuk organisasi setelah ERP go-live.
2.    Master data
Tanpa data yang bersih, sistem tidak akan berjalan dengan baik.
3.    Report dan forms
Menyangkut print-out, dokumen legal bisnis, dan laporan untuk digunakan oleh manajemen dalam menjalankan perusahaan.
4.     Infrastruktur
Hardware, server, network, printer dan berbagai alat teknologi lainnya.
5.    Otorisasi
Menyangkut pembagian tugas, siapa yang melakukan apa. Tidak semua orang diperbolehkan melakukan semua hal di dalam sistem.
6.    Proses bisnis
Proses yang mengikuti praktek yang benar yang kemudian diterjemahkan menjadi prosedur dan instruksi kerja bagi setiap staf.

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.